Miten Lähetysseuran toimintaa ja varojen käyttöä seurataan

Suomen Lähetysseura toimii noin 30 maassa yhteistyössä paikallisten kirkkojen ja järjestöjen kanssa. Useimmissa maissa on myös omia lähetettyjä työntekijöitä. Työ suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan yhdessä kumppanien kanssa.

Suomen Lähetysseuran toimintaa ja varojenkäyttöä ulkomailla ja kotimaisessa työssä seurataan monin, osittain toisiaan täydentävin tavoin.

Yhdistyksen vuosiraportointi ja tilintarkastus

Suomen Lähetysseura on rekisteröity yhdistys, jonka yhteisöjäseninä ovat kaikki Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnat sekä useat kristilliset järjestöt. Lisäksi yhdistyksellä on henkilöjäseniä. Yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta laaditaan vuosittain toimintakertomus ja tilinpäätös, jotka ovat nähtävissä myös Lähetysseuran verkkosivuilla.

Tilintarkastuksesta vastaa tilintarkastusyhteisö KPMG, vastuullisena tarkastajanaan KHT Heidi Vierros. Toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus toimitetaan vuosittain jäsenille ja hyväksytään yhdistyksen vuosikokouksessa, joka pidetään kesäkuussa Lähetysjuhlien yhteydessä.

Varainkeräyksen raportointi

Lähetysseura on saanut valtakunnallisen keräysluvan lääninhallitukselta aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Uutta keräyslupaa anottaessa annetaan lääninhallitukselle selvitys edellisen jakson aikana suoritetuista keräyksistä, eritellyistä keräyskuluista ja siitä, mihin kohteisiin keräysvarat on käytetty. Jaksolla 2007 – 2008 suoritettujen keräysten osalta keräyskulut olivat keräystuotoista alle 10 prosenttia.

Talousraportointi seurakunnille ja Kirkon lähetystyön keskukselle

Kirkon yhteydessä toimivat lähetystyön ja kansainvälisen diakonian järjestöt toimittavat vuosittain Kirkon lähetystyön keskukselle (KLK) seurakuntakohtaisen tilaston kaikista kannatustuloistaan. Lisäksi järjestöt toimittavat KLK:lle tilinpäätösyhteenvedon sekä ulkomaisen toiminnan että kotimaisten tukitoimintojen kulujen jakautumisesta pääryhmittäin, mikä mahdollistaa järjestöjen välisten vertailujen tekemisen. Tilastot lähetetään kaikkiin seurakuntiin, ja ne ovat nähtävissä kirkon verkkosivuilla. Lisäksi Lähetysseura lähettää seurakunnille vuoden alussa tilikohtaisen erittelyn kunkin seurakunnan hyväksi päättyneenä vuonna kertyneistä kannatustuloista.

Ulkomaisen työn hankkeiden valvonta

Ulkomaisen työn laadun takaajana on useimmissa tapauksissa Lähetysseuran pitkäaikaiset, toimivat yhteistyösuhteet hankkeita toteuttavien ulkomaisten kirkkojen ja muiden kumppanien kanssa. Valvontakeinona voidaan pitää myös omien työntekijöiden läsnäoloa paikan päällä sekä kotimaassa hankkeita hoitavien koordinaattoreiden tarkastusmatkoja alueelle. Jos hanke viivästyy tai toteutetaan eri tavoin kuin on suunniteltu, siitä saadaan tieto nopeasti.

Yhteistyö ulkomaisten kumppanien kanssa perustuu kirjallisiin yhteistyösopimuksiin, joissa on määritelty myös yhteistyöhankkeita koskevat raportointivelvollisuudet. Lähetysseuran taloudellinen tuki on sidottu näiden velvollisuuksien täyttämiseen: uusia rahavaroja ei hankkeelle lähetetä ennen kuin aiemmin lähetettyjen varojen käytöstä on saatu asianmukainen raportti. Talouden lisäksi hankkeista tulevat myös sanalliset toimintaraportit.

Lähetysseura saa yhteistyökumppaneiltaan vuosittain myös kumppanin koko toimintaa koskevat tilinpäätökset ja tilintarkastuskertomukset. Näiden avulla tarkastellaan kumppanin talouden yleistä kehitystä ja arvioidaan yhteistyön mahdollisia riskejä.

Kehitysyhteistyöohjelman raportointi, tarkastus ja evaluointi

Lähetysseura toimittaa vuosittain ulkoasiainministeriölle kehitysyhteistyön raportin, johon sisältyvät sekä talousluvut että hankkeiden seurantaan, hallinnointiin, laatuun ja vaikuttavuuteen liittyvät seurantatiedot. Kehitysyhteistyön vuosiraportti löytyy netistä.

Kehitysyhteistyöhankkeiden valvonnassa noudatetaan ulkoasiainministeriön ohjeita ja Lähetysseuran omaa projektikäsikirjaa. Niiden mukaisesti hankkeista saadaan talousraportit neljännesvuosittain, sanalliset raportit puolivuosittain ja vuosittaiset tilinpäätös- ja toimintakertomukset.

Tilintarkastusyhteisö KPMG tekee Lähetysseuran kehitysyhteistyöohjelmasta vuosittain erillisen tilintarkastuskertomuksen, joka toimitetaan myös ulkoasiainministeriölle. Kaikki kehityshankkeet myös evaluoidaan ulkopuolisen asiantuntijan toimesta vähintään kerran hankkeen toteutusjakson aikana. Vuonna 2008 ulkopuolisia evaluointeja tehtiin 12 hankkeessa.

Vuonna 2007 tilintarkastusyhteisö KPMG tarkasti kaikkien ulkoasiainministeriön kumppanuusjärjestöjen toiminnan. Lähetysseura sai tarkastuksesta hyvät arvosanat, jos toki kehitettävääkin löytyi.

Palautetta työn tukijoille

Seurakunnat ja jäsenjärjestöt ovat tehneet Lähetysseuran kanssa nimikkosopimuksia eri hankkeiden tukemisesta. Ne saavat tietoa tukemistaan hankkeista säännöllisesti. Palautetta saavat myös yksittäiset sitoutuneet tukijat esimerkiksi ystävärengas- ja kummikirjeissä.

Myös Lähetysseuran lehdessä, Lähetyssanomissa, sekä Lähetysseuran varainhankinnan ja viestinnän tuottamissa verkko- ja lehtijutuissa kerrotaan siitä, miten Lähetysseura toimii ja minkälaisia vaikutuksia toiminnalla on ollut ihmisten elämään.